吉林师范大学办公自动化系统使用说明

吉林师范大学信息管理平台是学校校园网建设的一部分，此系统可以实现办公自动化，即实现无纸办公。此系统包含二个模块，电子邮件、公文管理（发文和收文）。

一、浏览器设置

吉林师范大学信息管理平台采用浏览器作为系统的客户端使用工具，因此，在客户端不需要安装任何该管理平台的专用软件。

1、将IE的Internet安全设置修改为自定义（如图1）

图1

将ActiveX控件和插件下的各功能设置为：启动；将登录方式设置为：匿名 用户；安全级选为：中级。完成Intranet安全设置（如图2）。

图2

    2、将本地Intranet的安全级别设为默认级别即可。

  3、如果你的计算机上安装了“3721上网助手”，须将其的“拦截浮动广告”功能项取消。如图3所示。

图3

二、启动信息管理平台

1、进入平台后，输入用户名和密码。如图4，输入后点击“确定”按扭，进入系统。

图4

2、登录系统后，出现程序主界面，如图5。

图5

 ⑴、界面形式

   此系统的操作界面呈框架结构，界面主要分成四个区域，左上方是企业徽标区，右上方是标题区，左下方是栏目列表区，右下方是栏目工作区。

 ⑵、菜单栏

   在系统界面的左侧，可以看到三个菜单选项标签：首页、常用、全部。

l         “首页”选项卡里显示的是用户最常用的栏目。

l         “常用”选项卡里显示各个用户自己经常使用的栏目，可以由用户自行维护此选项卡。

l         “全部”选项卡里显示出当前用户有权限使用的所有栏目列表。

4、首先修改个人口令

单击上图中的“口令修改”按扭，将出现（如图6）界面，若第一次使用本系统，“旧口令”为空，不需输入；否则，“旧口令”文本框中输入原口令，“新口令”文本框中输入新口令；“确认新口令”文本框中再次输入新口令，点击“保存“按扭。口令修改成功。

图6

三、二个模块

（一）、电子邮件

电子邮件是介于书信、电话和传真之间的电子信息传送方式，它也是互联网上最基本的功能之一。电子邮件也是计算机间利用通讯网络，例如局域网或是 Internet ，来进行电子文档消息与附加文件的交换。本系统的电子邮件只能在局域网内使用，可以进行图像、文字、文件等信息的传递与交换。

   点击图3中的“电子邮件”按扭，在窗口右侧将出现（如图7）界面

图7

此邮件系统与普通E-mail使用方法相同

1、发邮件

在“新邮件”里可以撰写、发送邮件，Intranet表示内部邮件，Internet表示外部邮件，外部邮件不可用。

击点“新邮件”按扭，将出现（如图8）界面：

图8

l         系统提供三种伏先级，普通、紧急、重要，会以不同的颜色提示收件人进行处理。

l         填写收件人，只能选择Intranet收件人。

l         填写邮件主题和邮件内容，需要时可以附加附件，最多可带5个附件，总和应小于8M。

l         自动回复：当邮件被收件人查阅后，系统将自动以邮件的形式通知发件人。

填写完成，单击“发送”按扭，系统发送该邮件的同时将其存放到“发件箱”。

2、保存邮件

   尚未完成的邮件，可以先保存在发件箱。单击“保存”按扭，将邮件保存在“发件箱”。如要发送时，在“发件箱”选中此邮件的“主题”，再选择将其“转到新邮件”，进行修改、发送。

   对于过时、无用的邮件可以选择删除，被删除邮件会转到“垃圾箱”内留存，可对此处邮件进行删除整理。

3、接收邮件

   选择“收件箱”，显示以下界面（如图9）。

图9

   选中“内部邮件”，系统自动接收Intranet内部新邮件；动态图标会在状态栏提示有新邮件，单击邮件“主题”查看详细内容。

（二）、公文管理

吉林师范大学信息管理平台的公文管理使公文管理更加科学化、信息化、公文管理分为收文管理和发文管理。

  重要发文显示

   单击“公文管理”栏目中的“重要发文显示”按扭，系统将显示已经发布的公文，单击文件的标题可以查看详细信息（如图10）。

图10

文件打开后，若要将文件保存到本地硬盘，可以按如下步骤操作：

将光标放在文件上，如图11，按“CTRL+A”快捷键-->“CTRL+C”，新建一个Word文档，“CTRL+V”，将复制的内容粘贴到文档中，然后存盘即可。

图11

若要打印文件，先将光标放在文件上，按“CTRL+P”快捷键，选择打印机，然后点击“打印”按扭即可。