法规标准

失效标准

当前位置: 本站首页 >> 法规标准 >> 失效标准 >> 正文

DA/T 13-1994 档号编制规则

作者:来源:国家档案局官网 阅读次数:日期:1995年10月01日

正 文

1 主题内容与适用范围

本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。

本标准适于档案馆(室)编制档号。

2 术语

2.1 档号

档案馆(室)在整理和管理档案的过程中,以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记,并具有统计监督作用。

2.2 全宗号

档案馆(室)给定每个全宗的代码。

2.3 案卷目录号

全宗内案卷所属目录的代码。

2.4 类别号

馆(室)藏档案类别的代码。

2.5 项目号

产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。

2.6 案卷号

案卷排列的顺序号。

2.7 文件号

案卷内文件的顺序号。

2.8 页(张)号码

案卷内文件每页(张)的顺序号。

2.9 代码

一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。

3 档号编制原则

3.1 唯一性原则

档案馆(室)内档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码,一个代码只表示一个编号对象。

3.2 合理性原则

档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。

3.3 稳定性原则

档号一经确定,一般不应随意改变。

3.4 扩充性原则

档号必须留有适当的递增容量,以便适应不断扩充档案的需要。

3.5 简单性原则

档号力求简短明了,以便减少代码差错,节省存贮空间,提高处理效率。

4 档号的结构

档案号结构分为三种;

4.1 第一种结构为:全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页(张)号。

4.2 第二种结构为;全宗号——类别号——案卷号——件、页(张)号。

 4.3 第三种结构为:类别号——项目号——案卷号——件、页(张)号。

4.4 档号中左边为上位代码,右边为下位代码,连写时上、下位代码之间用“-”(短横)相隔。

4.5 件号、页(张)号根据档案保管和使用的需要,选择一项编号。

5 档号的编制方法

5.1 全宗号的编制方法

全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性,后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。

5.1.1 全宗属类代码的编制方法

5.1.1.1 在一个档案馆内,全宗属类代码不应重复。

5.1.1.2 全宗属性单一的档案馆可以“0”作属类代码。

例一:某省档案馆藏新民主主义革命历史档案第13号全宗,标识为“X013”。

例二:某市档案馆藏旧政权档案第4号全宗,标识为“J004”。

例三:某县档案馆藏建国后档案第127号全宗,标识为“0127”。

例四:河北省档案馆藏原热河第123号全宗,可标识为“R123”。

例五:四川省档案馆藏已撤销的川东行署003号全宗,可标识为“D003”。

例六:中国第一历史档案局藏明清档案第74号全宗,标识为“0074”。

5.1.2.1 全宗属类内的各个全宗按排列次序流水编号。

5.1.2.2 在一个属类内不应有重复的全宗顺序号。

5.2 案卷目录号的编制方法

案卷目录号经三位阿拉伯数字标识。

5.2.1 案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间,不同组织机构,不同保管期限,不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。

5.2.2 每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即,案卷目录内案卷数量不足100时,一般不另立案卷目录,亦不另编案卷目录号;案卷数量超过去时1000时,一般应另立案卷目录,并另编案卷目录号。

5.2.3 在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。

5.3 类别号的编制方法

5.3.1 类别是由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。

5.3.2 不同级位的类别之间可用间隔符“.”分开。不产生误解时,省略间隔符。类别号一般不应超过三级。

5.3.3 在一个档案馆(室)内或一个全宗内,不应有重复的类别号。

5.4 项目号编制方法

项目号引用有关管理部门编制的项目代号。

5.5 案卷号的编制方法

5.5.1 案卷号用三位阿拉伯数字标识。

5.5.2 目录内的案卷按排列次序流水编号,不应有空号。

5.5.3 每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上(含两个)案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录;如一个案卷流水顺序号分登两具以上下班(含两个)案卷目录时合并为一个目录号或按目录分编相应数目的案卷流水号。

5.6 件号的编制方法

5.6.1 不装订的案卷,卷内文件必须单位装订编号。

5.6.2 件号用阿拉伯数字标识。

5.6.3 卷内文件按排列次序流水编号,不应有空号。

5.6.4 件号前必须同时列写案卷号以其以前各号。

5.7 页(张)号用阿拉伯数字标识。

5.7.1 页(张)号用阿拉伯数字标识。

5.7.2 卷内文件各页(张)按排列次流水编号。 不应有空号。


附加说明:

本标准由国家档案局档案工作标准化技术委员会提出

本标准起草单位:国家档案局档案科学技术研究所标准化研究室

本标准主要起草人 来长治、李卫民、戴峰、张彤

 

上一条:DA/T 18-1999 档案著录规则 下一条:各级国家档案馆开放档案办法