各单位：

为做好2023年度档案（含疫情影响未按时移交的档案材料）的移交和数字化工作，现将有关要求通知如下：

一、综合档案的移交工作

1. 按照应归尽归原则，依据《归档范围与保管期限表》（https://www.jlnu.edu.cn/dag/gdzn/gdfw.htm）整理本单位的归档材料。

2.按照《DA/T 22-2015 归档文件整理规则》对本单位归档材料进行组件、分类、排列、编号、编目，填写《综合档案归档文件目录》（电子版），业务咨询电话：3292071。

3.归档单位将电子版的归档材料和《综合档案归档文件目录》移交档案馆进行立卷检查：

（1）党群类、行政类、外事类、出版类和设备类归档材料的检查人为乔老师。

（2）教学类、科研类、基建类、财会类和声像类归档材料的检查人为陈老师。

4. 档案馆检查合格后，归档单位按照《DA/T 18-2022 档案著录规则》对归档材料的相关信息进行著录，填写《全引目录》、《文件目录》、案卷封面和卷内备考表。

5. 归档单位按照《扫描时间表》到档案馆扫描纸质档案，相关要求详见《DA/T 31-2017 纸质档案数字化规范》。

6. 电子档案验收合格后，归档单位按照《DA/T 69-2018 纸质归档文件装订规范》装订纸质档案，移交档案馆进行装订检查。

7. 档案馆检查合格后，归档单位填写《归档文件目录》（一式两份），双方签字（移交人、分管档案工作领导和档案员、综合档案部负责人）加盖公章履行移交手续，各执一份存查。

二、人事档案的移交工作

1. 归档单位按照《干部人事档案材料收集归档规定》收集归档材料，确保签章、时间等要素齐全。

2. 归档单位根据《干部人事档案工作条例》第十九条按件整理归档材料，认真填写《教职工人事档案归档文件目录》（电子稿），其中：

（1）党团材料的排列顺序：①入团材料在入党材料前；② 《入团志愿书》在前，其他入团材料按时间排序；③《入党志愿书》在前，其他入党材料按时间排序。

（2）《事业单位（机关工勤）人员年度考核登记表》和《省直事业单位职员专业技术人员工资核定表》以部门为单位归档，序号的编制规则要一致。

（3）每份归档材料的右上角和右下角，须为档案馆编制档号和页号留出空白。

3. 归档单位将电子版的《教职工人事档案归档文件目录》移交档案馆检查，检查人为徐老师，业务咨询电话：3296499。

4. 档案馆检查合格后，归档单位移交纸质档案并填写《归档文件目录》（一式两份），双方签字（移交人、分管档案工作领导和档案员、人事档案部负责人）加盖公章履行移交手续，各执一份存查。

5. 按卷移交与按件移交的手续相同。按卷移交前，归档单位须检查档案的完整性，其中：

（1）入党申请人、入党积极分子和预备党员的入党材料，由其所在基层党组织保管。

（2）经鉴别，不归档的材料交由转递单位处理。

（3）档案材料缺失的，联系档案转递或形成单位进行补充。无法补充的档案材料，归档单位应出具“情况说明”，经分管档案工作领导签字、加盖公章后存入人事档案。

三、学生档案的移交工作

（一）在校生的归档材料移交工作

由学院根据《吉林省普通高等学校档案管理办法（试行）》第十条第二至十三款按件整理和分类，确保签章、时间等要素齐全，于每学期初各归档一次。档案馆不接收个人移交的归档材料。

1.学院按说明填写《学生档案归档文件目录》后，将电子版移交档案馆检查，检查人为康老师，业务咨询电话：3296499。

2. 档案馆检查合格后，归档单位移交纸质档案并填写《归档文件目录》（一式两份），双方签字（移交人、分管档案工作领导和档案员、人事档案部负责人）加盖公章履行移交手续，各执一份存查。

（二）新生档案的移交工作

新生取得学籍后，学院根据《吉林省普通高等学校档案管理办法（试行）》第十条第一款规定收集“入学材料”，认真填写《学生档案归档文件目录》，确保档案目录与纸质档案完全一致、签章和时间等要素齐全。

1. 本科生的入学材料一般应包括高中学籍卡、高中毕业生登记表、高考体检表、高考报名登记表、高考志愿表、新生入学登记表、入团（入党）申请书及志愿书等材料。

2. 研究生的入学材料除原个人档案应有材料外，还应包括报考攻读硕（博）士学位研究生登记表、推荐免试攻读硕（博）士学位研究生登记表等材料。

3.入党申请人、入党积极分子和预备党员的入党材料，由其所在基层党组织保管。

4.党团材料的排列顺序：①入团材料在入党材料前；②《入团志愿书》在前，其他入团材料按时间排序；③《入党志愿书》在前，其他入党材料按时间排序。

5. 经过鉴别，不应归档的材料由学院视情况处理（一般退还形成材料的单位）。

6. 档案材料缺失的，由学院会同职能部门联系原档案保管单位或档案形成单位进行补充。无法补充的档案材料，由学院出具“情况说明”，经分党委副书记签字、加盖公章后存入学生档案。

7. 移交手续与在校生相同。档案馆对新生档案进行抽查，若发现档案目录与纸质档案不一致，交由学院全员复核。

四、各单位兼职档案员要提前做好移交准备工作，同步移交纸质档案和电子档案及电子档案元数据。

附：综合档案扫描时间表

档案馆

2024年4月11日

综合档案扫描时间表