各单位：
为做好2025年度档案移交工作，现将有关事项通知如下：
一、根据档案工作“应归尽归”原则，各单位依据《归档范围与保管期限表》（https://www.jlnu.edu.cn/dag/gdzn/gdfw.htm）收集本部门的归档材料，收集工作做到三个“确保”。
（一）确保真实性，归档材料与实际业务活动一致，不得虚构、篡改、伪造工作记录。
（二）确保完整性，归档材料应著录本单位业务活动的全流程，不得遗漏关键环节或重要信息。
（三）确保规范性，归档材料的格式、内容与标识符合学校档案的接收标准。
二、根据档案工作“有效利用”原则，各单位分类做好不同类型归档材料的整理工作，如《工资表》存入综合档案与人事档案在整理工作上区别较大。存入综合档案的归档材料依据《DA/T 22-2015归档文件整理规则》（https://www.jlnu.edu.cn/dag/info/1020/1227.htm）、存入人事档案的归档材料依据《干部人事档案的归档材料及分类顺序》（https://www.jlnu.edu.cn/dag/info/1025/1359.htm）、存入学生档案的归档材料依据《吉林省普通高等学校档案管理办法（试行）》（https://www.jlnu.edu.cn/dag/info/1045/1243.htm），分别进行组件、分类、排列、编号、编目等工作。
（一）对明确档案门类代码的归档材料，兼职档案员登录档案馆主页（https://www.jlnu.edu.cn/dag/index.htm），点击“综合档案”进入管理系统，选择“档案整理/××档案/卷内目录”通过新增或导入方式进行著录，著录要求详见《DA/T 18-2022 档案著录规则》（https://www.jlnu.edu.cn/dag/info/1020/1703.htm）。
（二）对不确定档案门类代码的归档材料，兼职档案员登录档案馆主页（https://www.jlnu.edu.cn/dag/index.htm），点击“综合档案”进入管理系统，选择“档案收集/综合档案/卷内目录”通过新增或导入方式进行著录，著录要求同（一）。经专职档案员分类后，移至整理库后按档案门类补充著录项目。
（三）人事档案的归档材料，兼职档案员先在采集端著录归档材料，经专职档案员审核编号后，再在归档材料右上角填写档号，最后利用采集端扫描并挂接电子档案。
（四）学生档案的归档材料，兼职档案员登录档案馆主页（https://www.jlnu.edu.cn/dag/index.htm），点击“学生档案”进入管理系统，选择“档案信息/学生档案/卷内目录”通过新增或导入方式进行著录。
（五）“档案收集/OA系统”的归档材料，由党委（校长）办公室的兼职档案员整理归档。
（六）兼职档案员在线整理档案的工作提醒：
（1）在档案馆备案后才能使用档案管理系统，备案表格下载地址：https://www.jlnu.edu.cn/dag/info/1074/1522.htm
（2）导入前须下载导入模板，按要求逐项填写导入信息；导入后须查验导入结果，确认著录信息完全导入。
（3）按照档案形成规律进行组卷（每卷页数≤200页）、填写案卷题名、编制案卷号、件号及页号，选择“移交”报送归档单位负责人和专职档案员审核。
（4）按照《扫描时间表》到档案馆加工电子档案，扫描要求详见《DA/T 31-2017 纸质档案数字化规范》（https://www.jlnu.edu.cn/dag/info/1020/1300.htm）。经专职档案员检查合格后，填写或导入档案数字化加工信息。
（5）按档号/工号（批量）挂接电子档案，确保电子档案挂接准确。新生录取材料若有电子档案，一并按件挂接。
（6）按《DA/T 69-2018 纸质归档文件装订规范》装订纸质档案。经专职档案员检查合格后，对案卷进行组盒并办理移交手续。
三、根据档案工作“合规守时”原则，各单位移交归档材料做到“三到位”。
（一）移交时间到位。档案形成部门要避免归档材料长期滞留人手中，产生归档材料丢失、损坏或失控等问题。
（二）移交材料到位。各单位同步移交纸质等传统载体档案及其电子档案和电子文件元数据。
（三）移交手续到位。各单位按卷导出并打印《全引目录》《文件目录》《归档文件目录》（人事档案和学生档案仅填此表）与档案馆办理移交手续，确保档案移交过程“可追溯、可查证”。
档案馆
2026年9月9日
（初审：王铭 复审：陈立泰 终审：单永新）
