系统图示：

EXCEL表填写说明：

一、“非打印区域”（A—L列）栏目的填写要求：

1.“一级目录”填写文件生效的年份，例如“2020”。

2.“二级目录”填写类目，例如“JX1”；无法确定的，由档案馆员填写。

3.“三级目录”填写归档单位名称或规范简称，例如“党委办公室”。

4.“实体分类号”由一二级目录组合而成，无法确定的，先填写档案的生效年份，例如“2020-”。

5.“案卷号及件号”由归档单位自拟。其中：小数点前的阿拉伯数字为“案卷题名”的顺序号，小数点后的阿拉伯数字（保留4位数）为“文件标题”的顺序号，例如“1.0001”。

6.“密级”由归档单位根据定密级别进行选择。

7.“保管期”由归档单位根据存档要求进行选择，一般不选择“短期”。

8.“归档单位”填写本部门的规范简称。

9.“移交人”为归档单位的档案员，“移交时间”按照实际情况进行填写，例如“20200609”。

10.“接收人”“接收时间”经档案馆审核同意后，由档案员签署姓名和时间。

二、“打印区域”（M—AD列）栏目的填写要求：

1.“案卷题名”是对卷内文件材料的高度概括，其作用是准确提示案卷内容，以便于查阅和利用。立卷人自拟案卷题名时，应准确概括本卷的主要制发机关、内容和文种，文字应办求简炼、明确，做到内容与形式相统一。

2.“文件标题”须与纸质文件的标题一致（校内文件可省略“吉林师范大学”），没有标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，外加“[ ]”号。填写。

3.“文件原号”按照纸质文件填写。

4.“文种”根据纸质文件进行选择。

5.“主题词”是档案具体记述的对象或问题，依次按主体因素、通用因素、位置因素、文种因素进行拟定，使其具有实际的检索意义。

6.“文件日期”填写文件的生效时间，“20200609”。

7.“责任者”填写文件的形成者，负有主要责任的团体或个人为第一责任者。没有“其他责任者”的，可删除此列。

8.“出版社”按照出版发行单位填写。若不涉及，可删除此列。

9.“出版时间”按照版次填写。若不涉及，可删除此列。

10.“中图CIP数据”按照图书在版编目填写。若不涉及，可删除此列。

11.“奖励名称”填写校级及以上奖励。若不涉及，可删除此列。

12.“获奖等级”按照实际情况填写。若不涉及，可删除此列。

13.“获奖时间”按照实际情况填写。若不涉及，可删除此列。

14.“归档份数”按照实际情况填写。

15“规格”按照纸质档案的规格进行选择。

16.“起止页数”按照实际情况填写，每卷独立从“1”开始编号，最大值为200。

三、各单位归档前，应将此表的电子稿、打印稿和纸质档案送至档案馆进行审查。审查合格后，再填写《全引目录》《文件目录》并进行扫描。电子文件检查合格后，归档单位填写《归档文件目录》一式两份，双方签字盖章履行移交手续。

四、由接收人完善电子表格并将档案信息上传至《南大之星》档案网络管理系统。