各单位:
为了做好2021年综合档案、2022年师生人事档案的接收工作和兼职档案员的备案工作,现将有关要求通知如下:
一、2021年综合档案的接收工作
1.按照《归档范围与保管期限表》(详见“吉林师范大学档案馆—归档指南—归档范围”)整理归档材料,与防疫有关的材料参照《重大活动和突发事件档案管理办法》(国家档案局〔2020〕第16号令)执行。
2.按照《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)进行组件、分类、排列、编号、编目,填写《综合档案归档文件目录》。
3.将归档材料和《综合档案归档文件目录》(电子稿)移交档案馆进行立卷检查。
(1)党群类、行政类、外事类、出版类和设备类归档材料的检查人为乔晓秋。
(2)教学类、科研类、基建类、财会类和声像类归档材料的检查人为陈鲲。
4.检查合格后,按照《档案著录规则》(DA/T18-1999)进行著录,填写《全引目录》、《文件目录》、案卷封面和卷内备考表。
5.按照《纸质档案数字化规范》(DA/T31-2017)和《录音录像档案数字化规范》(DA/T62-2017)加工已著录的档案。
6.电子档案验收合格后装订纸本案卷,填写《归档文件目录》(一式两份),双方签字(移交人、分管档案工作领导和档案员、综合档案部负责人)加盖公章履行移交手续,各执一份存查。
二、教职工人事档案的接收工作
1.按照《干部人事档案工作条例》第十九条整理归档材料,填写《教职工人事档案归档文件目录》,其中:
(1)入党申请人、入党积极分子和预备党员的入党材料,由其所在基层党组织保管。
(2)党团材料的排列顺序:①入团材料在入党材料前,② “入团志愿书”在前,其他入团材料按时间排序;③入党志愿书在前,其他入党材料按时间排序。
(3)经过鉴别,不应归档的材料由移交单位视情况处理(一般退还形成材料的单位)。
2.档案材料缺失的,由移交单位联系寄出或形成档案的单位,及时进行补充。对无法补齐的档案材料,由移交单位出具“情况说明”,经分管档案工作领导签字、加盖公章后存入教职工人事档案。
3.将归档材料和《教职工人事档案归档文件目录》(电子稿)移交档案馆进行检查,教职工人事档案的检查人为徐步丹。
4.检查合格后,填写《归档文件目录》(一式两份),双方签字(移交人、分管档案工作领导和档案员、人事档案部负责人)加盖公章履行移交手续,各执一份存查。
三、2022级新生档案的接收工作
1.按照《吉林省普通高等学校档案管理办法(试行)》第十条整理归档材料,填写《学生档案归档文件目录》,其中:
(1)入党申请人、入党积极分子和预备党员的入党材料,由其所在基层党组织保管。
(2)党团材料的排列顺序:①入团材料在入党材料前,② “入团志愿书”在前,其他入团材料按时间排序;③入党志愿书在前,其他入党材料按时间排序。
(3)经过鉴别,不应归档的材料由学院视情况处理(一般退还形成材料的单位)。
2.档案材料缺失的,由学院会同职能部门联系寄出或形成档案的单位,及时进行补充。对无法补齐的档案材料,由学院出具“情况说明”,经分党委副书记签字、加盖公章后存入学生档案。
3.2022年考入本校研究生的学生,录取学院凭借名单统一领取学生档案,回学院填写《学生档案归档文件目录》。
4.将归档材料和《学生档案归档文件目录》(电子稿)移交档案馆进行检查,学生档案的检查人为康楚楚。
5.验收合格后,填写《归档文件目录》(一式两份),双方签字(移交人、分管档案工作领导和档案员、人事档案部负责人)加盖公章履行移交手续,各执一份存查。
四、兼职档案员备案工作
1.请归档单位到档案馆网页下载《吉林师范大学兼职档案员备案表》,按照《吉林师范大学兼职档案员工作管理办法》(吉师大校发字〔2012〕12号)备案兼职档案员和分管档案工作领导,经部门负责人签字后交给档案馆备案。
2.档案馆已为兼职档案员在《南大之星》档案网络管理系统开设账号,按照“增量档案及时开放、存量档案有序开放”的原则向各单位陆续开放本部门的档案,兼职档案员利用档案要遵守《档案法》等法律法规的规定。
五、相关要求
1.纸质文件(非人事档案)须拆除卷内的金属物,破损的材料修补后再归档。
2.电子文件按照《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局〔2018〕第14号令)和《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894-2016)接收。
3.没有责任者的文件,应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者,并加“[ ]”号;考证无结果的文件,因其无法发挥“留凭存史、资政育人”的作用,不予存档。
4.归档单位移交档案前须检查案卷质量,尤其要检查文件的公章、签名是否漏盖(签)以及是否缺页少件等。
5.对不符合存档要求的归档材料,档案馆会依法退回、限期改正后重新移交。
六、本通知提及的各项国家(行业)标准和相关表格请到档案馆网站下载。
七、从明年开始,各单位档案材料的归档时间,根据《高等学校档案管理办法》(2008年8月20日教育部、国家档案局令第27号发布)第十八条调整为:
1.学校各部门应当在次学年6月底前归档。
2.各院系等应当在次学年寒假前归档。
3.科研类档案应当在项目完成后两个月内归档,基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。
4.教职工人事档案形成后即可归档。
5.每学年3月和9月接收学生档案。
八、若无特殊要求,档案馆以后不再下发移交档案的工作通知,请各单位按上述要求移交档案。
综合档案扫描时间表
档案馆
2022年10月31日