各单位：
为了做好2021年综合档案、2022年师生人事档案的接收工作和兼职档案员的备案工作，现将有关要求通知如下：
一、2021年综合档案的接收工作
1.按照《归档范围与保管期限表》（详见“吉林师范大学档案馆—归档指南—归档范围”）整理归档材料，与防疫有关的材料参照《重大活动和突发事件档案管理办法》（国家档案局〔2020〕第16号令）执行。
2.按照《归档文件整理规则》（DA/T22－2015）进行组件、分类、排列、编号、编目，填写《综合档案归档文件目录》。
3.将归档材料和《综合档案归档文件目录》（电子稿）移交档案馆进行立卷检查。
（1）党群类、行政类、外事类、出版类和设备类归档材料的检查人为乔晓秋。
（2）教学类、科研类、基建类、财会类和声像类归档材料的检查人为陈鲲。
4.检查合格后，按照《档案著录规则》（DA/T18－1999）进行著录，填写《全引目录》、《文件目录》、案卷封面和卷内备考表。
5.按照《纸质档案数字化规范》（DA/T31－2017）和《录音录像档案数字化规范》（DA/T62－2017）加工已著录的档案。
6.电子档案验收合格后装订纸本案卷，填写《归档文件目录》（一式两份），双方签字（移交人、分管档案工作领导和档案员、综合档案部负责人）加盖公章履行移交手续，各执一份存查。
二、教职工人事档案的接收工作
1.按照《干部人事档案工作条例》第十九条整理归档材料，填写《教职工人事档案归档文件目录》，其中：
（1）入党申请人、入党积极分子和预备党员的入党材料，由其所在基层党组织保管。
（2）党团材料的排列顺序：①入团材料在入党材料前，② “入团志愿书”在前，其他入团材料按时间排序；③入党志愿书在前，其他入党材料按时间排序。
（3）经过鉴别，不应归档的材料由移交单位视情况处理（一般退还形成材料的单位）。
2.档案材料缺失的，由移交单位联系寄出或形成档案的单位，及时进行补充。对无法补齐的档案材料，由移交单位出具“情况说明”，经分管档案工作领导签字、加盖公章后存入教职工人事档案。
3.将归档材料和《教职工人事档案归档文件目录》（电子稿）移交档案馆进行检查，教职工人事档案的检查人为徐步丹。
4.检查合格后，填写《归档文件目录》（一式两份），双方签字（移交人、分管档案工作领导和档案员、人事档案部负责人）加盖公章履行移交手续，各执一份存查。
三、2022级新生档案的接收工作
1.按照《吉林省普通高等学校档案管理办法（试行）》第十条整理归档材料，填写《学生档案归档文件目录》，其中：
（1）入党申请人、入党积极分子和预备党员的入党材料，由其所在基层党组织保管。
（2）党团材料的排列顺序：①入团材料在入党材料前，② “入团志愿书”在前，其他入团材料按时间排序；③入党志愿书在前，其他入党材料按时间排序。
（3）经过鉴别，不应归档的材料由学院视情况处理（一般退还形成材料的单位）。
2.档案材料缺失的，由学院会同职能部门联系寄出或形成档案的单位，及时进行补充。对无法补齐的档案材料，由学院出具“情况说明”，经分党委副书记签字、加盖公章后存入学生档案。
3.2022年考入本校研究生的学生，录取学院凭借名单统一领取学生档案，回学院填写《学生档案归档文件目录》。
4.将归档材料和《学生档案归档文件目录》（电子稿）移交档案馆进行检查，学生档案的检查人为康楚楚。
5.验收合格后，填写《归档文件目录》（一式两份），双方签字（移交人、分管档案工作领导和档案员、人事档案部负责人）加盖公章履行移交手续，各执一份存查。
四、兼职档案员备案工作
1.请归档单位到档案馆网页下载《吉林师范大学兼职档案员备案表》，按照《吉林师范大学兼职档案员工作管理办法》（吉师大校发字〔2012〕12号）备案兼职档案员和分管档案工作领导，经部门负责人签字后交给档案馆备案。
2.档案馆已为兼职档案员在《南大之星》档案网络管理系统开设账号，按照“增量档案及时开放、存量档案有序开放”的原则向各单位陆续开放本部门的档案，兼职档案员利用档案要遵守《档案法》等法律法规的规定。
五、相关要求
1.纸质文件（非人事档案）须拆除卷内的金属物，破损的材料修补后再归档。
2.电子文件按照《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局〔2018〕第14号令）和《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894－2016）接收。
3.没有责任者的文件，应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者，并加“[ ]”号；考证无结果的文件，因其无法发挥“留凭存史、资政育人”的作用，不予存档。
4.归档单位移交档案前须检查案卷质量，尤其要检查文件的公章、签名是否漏盖（签）以及是否缺页少件等。
5.对不符合存档要求的归档材料，档案馆会依法退回、限期改正后重新移交。
六、本通知提及的各项国家（行业）标准和相关表格请到档案馆网站下载。
七、从明年开始，各单位档案材料的归档时间，根据《高等学校档案管理办法》（2008年8月20日教育部、国家档案局令第27号发布）第十八条调整为：
1.学校各部门应当在次学年6月底前归档。
2.各院系等应当在次学年寒假前归档。
3.科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。
4.教职工人事档案形成后即可归档。
5.每学年3月和9月接收学生档案。
八、若无特殊要求，档案馆以后不再下发移交档案的工作通知，请各单位按上述要求移交档案。
综合档案扫描时间表
档案馆
2022年10月31日
