为了规范学生档案的管理工作，现就2020级学生档案的归档工作通知如下：
1.2020级学生取得正式学籍后，由学院或研究生院根据《吉林省普通高等学校档案管理办法（试行）》第十条第一款规定收集“入学材料”。本科生的入学材料一般应包括高中学籍卡、高中毕业生登记表、高考体检表、高考报名登记表、高考志愿表、新生入学登记表、入团（入党）申请书及志愿书等材料。研究生的入学材料除原个人档案应有材料外，还应包括报考攻读硕士学位研究生登记表、推荐免试攻读硕士学位研究生登记表、报考攻读博士学位研究生登记表、推荐免试直接攻读博士学位登记表等材料。归档时，请按 “填写说明”填写并移交《学生人事档案目录》（一人多档），其中：
（1）共青团员的团籍材料，须经学校团委接收其组织关系后，方可移交档案馆保管。“入团志愿书”的材料形成时间，填写取得团籍的时间（支部大会通过之日）。
（2）积极分子的入党材料，须经党委组织部接收其组织关系、在毕业前移交档案馆进行转递。归档时，须使用党委组织员办公室印制的档案封皮装订成册，并按照《吉林师范大学入党积极分子档案目录》登记“组织材料”。“入党积极分子考察登记表”的材料形成时间，填写“党支部确定入党积极分子”的时间。
（3）预备党员的党籍材料，须经党委组织部接收其组织关系、在校内办理完转正手续后移交档案馆保管。归档时，须使用党委组织员办公室印制的档案封皮装订成册，并按照《吉林师范大学党员档案目录》登记“组织材料”。“入党志愿书”的材料形成时间，填写“支部大会通过接收申请人为预备党员的决议”的时间（第9页）。“预备党员考察表”的材料形成时间，填写“党委批准入党时间”（第1页）。
（4）正式党员的党籍材料，须经党委组织部接收其组织关系后，方可移交档案馆保管。归档材料的形成时间，参照本条（2）（3）填写。
（5）不属于规定归档的材料，经过鉴别，由学院或研究生院视情况分别处理，凡不应归档的退还形成材料的单位处理。
2.对于材料有缺失的，学院或研究生院应会同相关部门主动联系2020级学生毕业或原档案保管单位，补充缺失的档案材料。
（1）学生档案归档后的补充材料，请按“填写说明”填写并移交《学生人事档案移交清单Ⅰ》（多人多档）。
（2）对于确实无法补齐的材料，由学院或研究生院出具“情况说明”，经分党委（党总支）副书记签字、盖党组织公章，存入学生档案。
3.在校期间形成的档案材料，由学院或研究生院根据《吉林省普通高等学校档案管理办法（试行）》第十条第二至十三款进行整理和分类，于每年4月和10月各归档1次。归档时，请按“填写说明”填写并移交《学生人事档案移交清单》（“一档多人”或“多人多档”），其中：
（1）入党积极分子档案（在毕业前归档），须使用党委组织员办公室印制的档案封皮装订成册，并按照《吉林师范大学入党积极分子档案目录》登记“组织材料”。
（2）中国共产党党员档案（正式党员的档案在转正后归档，预备党员的档案在毕业前归档），须使用党委组织员办公室印制的档案封皮装订成册，并按照《吉林师范大学党员档案目录》登记“组织材料”。
4.2020级学生档案的《总目录》以学院（专业）为单位、按学号排序，补充材料的《移交清单》按学号顺序填写（未补充材料的，不填写）、以学院（专业）为单位排序。
5.《吉林省普通高等学校档案管理办法（试行）》《学生人事档案目录》（一人多档）《学生人事档案移交清单Ⅰ》（多人多档）和《学生人事档案移交清单Ⅱ》（一档多人），请在“吉师档案工作群”中下载。
6.《学生人事档案目录》（一人多档）中“总目录”的汇总功能正在编程中，上线前请按“填写说明”手动汇总。
8.各单位在学生档案收集、整理、分类和归档工作中遇到的问题，请在“吉师档案工作群”中留言，档案馆将逐一进行答复。
