各学院：

为做好2024届毕业研究生档案的归档工作，现将有关要求通知如下：

一、归档范围

按照“应归尽归”原则，依据《归档范围与保管期限表》（https://www.jlnu.edu.cn/dag/info/1025/1352_1.htm）整理研究生在校学习期间形成的档案，包括但不限于以下归档材料：

（1）攻读硕（博）士学位研究生录取登记表

（2）吉林师范大学研究生登记表

（3）吉林师范大学研究生学籍表

（4）吉林师范大学研究生成绩单

（5）吉林师范大学硕（博）士学位申请书

（6）吉林师范大学硕（博）士学位论文评阅书

（7）吉林师范大学论文答辩情况和学位授予决议书

（8）吉林师范大学研究生毕业登记表

二、工作流程

1.学院按照《DA/T 22-2015 归档文件整理规则》对归档材料进行组件、分类、排列、编号、编目，填写《综合档案归档文件目录》（电子版），业务咨询电话：3292071，工作表格下载地址：

https://www.jlnu.edu.cn/dag/info/1072/1507.htm

2.学院将电子版的《综合档案归档文件目录》移交档案馆进行立卷检查，检查人为陈老师。

3.档案馆检查合格后，学院按照《DA/T 18-2022 档案著录规则》著录档案信息，填写《全引目录》、《文件目录》、案卷封面和卷内备考表，工作表格下载地址：

https://www.jlnu.edu.cn/dag/info/1029/1221.htm

4.学院按照《DA/T 31-2017 纸质档案数字化规范》对归档材料进行扫描（可到档案馆扫描）并移交电子档案。

5. 电子档案验收合格后，学院按照《DA/T 69-2018 纸质归档文件装订规范》装订纸质档案，移交档案馆进行检查。

6. 档案馆检查合格后，学院填写《归档文件目录》（一式两份），双方签字（移交人、分管档案工作领导和档案员、综合档案部负责人）加盖公章履行移交手续，各执一份存查。

三、工作提示

1.自2025年起，应届研究生档案的归档工作按年度移交，具体要求详见年度移交档案的工作通知，档案馆不再单独下发通知。

2.请到指定网址下载工作表格。

3.填写EXCEL表格时不要修改公式，否则会影响自动填写的栏目。

吉林师范大学档案馆

2024年5月24日