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关于做好2024届研究生档案归档工作的通知
时间:2024-05-24 浏览次数:

各学院:

为做好2024届毕业研究生档案的归档工作,现将有关要求通知如下:

一、归档范围

按照“应归尽归”原则,依据《归档范围与保管期限表》(https://www.jlnu.edu.cn/dag/info/1025/1352_1.htm)整理研究生在校学习期间形成的档案,包括但不限于以下归档材料:

(1)攻读硕(博)士学位研究生录取登记表

(2)吉林师范大学研究生登记表

(3)吉林师范大学研究生学籍表

(4)吉林师范大学研究生成绩单

(5)吉林师范大学硕(博)士学位申请书

(6)吉林师范大学硕(博)士学位论文评阅书

(7)吉林师范大学论文答辩情况和学位授予决议书

(8)吉林师范大学研究生毕业登记表

二、工作流程

1.学院按照《DA/T 22-2015 归档文件整理规则》对归档材料进行组件、分类、排列、编号、编目,填写《综合档案归档文件目录》(电子版),业务咨询电话:3292071,工作表格下载地址:

https://www.jlnu.edu.cn/dag/info/1072/1507.htm

2.学院将电子版的《综合档案归档文件目录》移交档案馆进行立卷检查,检查人为陈老师。

3.档案馆检查合格后,学院按照《DA/T 18-2022 档案著录规则》著录档案信息,填写《全引目录》、《文件目录》、案卷封面和卷内备考表,工作表格下载地址:

https://www.jlnu.edu.cn/dag/info/1029/1221.htm

4.学院按照《DA/T 31-2017 纸质档案数字化规范》对归档材料进行扫描(可到档案馆扫描)并移交电子档案。

5. 电子档案验收合格后,学院按照《DA/T 69-2018 纸质归档文件装订规范》装订纸质档案,移交档案馆进行检查。

6. 档案馆检查合格后,学院填写《归档文件目录》(一式两份),双方签字(移交人、分管档案工作领导和档案员、综合档案部负责人)加盖公章履行移交手续,各执一份存查。

三、工作提示

1.自2025年起,应届研究生档案的归档工作按年度移交,具体要求详见年度移交档案的工作通知,档案馆不再单独下发通知。

2.请到指定网址下载工作表格。

3.填写EXCEL表格时不要修改公式,否则会影响自动填写的栏目。



吉林师范大学档案馆

2024年5月24日

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