各学院:
为做好2024届毕业生档案的邮寄工作,现将有关工作流程和注意事项通知如下:
一、领取入学材料
学院打印2024届毕业生名单来馆领取学生档案,在“备注”中标明转专业等学籍变动情况,工作表格下载地址:
https://www.jlnu.edu.cn/dag/info/1073/1592.htm
二、收集档案材料
1.收集在校期间形成的档案材料。
2.注意事项:
(1)须是学生本人的档案材料。
(2)档案材料须真实有效,公章、签名和时间等要素须齐全。
三、著录档案材料
1.按件填写学生档案目录一式三份(两份装袋、一份给档案馆),按人填写转递单。
2.工作表格下载地址:
(1)《吉林师范大学本科学生档案目录》(2024年表)下载地址:
https://www.jlnu.edu.cn/dag/info/1072/1450.htm
(2)《吉林师范大学研究生档案目录》(2024年表)下载地址:
https://www.jlnu.edu.cn/dag/info/1072/1452.htm
(3)《吉林师范大学学生档案材料转递单》(套表)下载地址:
https://www.jlnu.edu.cn/dag/info/1072/1321.htm
3.注意事项:
(1)档案目录和档案材料须是学生本人的。
(2)档案目录与档案材料须一致。
(3)转递单与档案目录、邮寄信息一致。
(4)考取本校全日制研究生的,须按件著录档案材料(归入“入学材料”),学院注册学籍后移交给档案馆。
(5)检查无误后,将目录和材料装入学生本人的档案袋内。
四、收集邮寄信息
1.毕业生向学院提交档案接收单位的名称、地址、邮政编码、接档人和电话(须是接档单位、不是学生本人或亲属)、档案转递编号、就业单位的名称和地址等基本信息。
2.留档的学生,须签署《留档协议书》(一式三份);未签留档协议的,档案馆不接收档案,《留档协议书》下载地址:
https://www.jlnu.edu.cn/dag/info/1029/1240.htm
3.注意事项:
(1)毕业生要写清档案接收单位和就业单位的名称及地址,接档人的姓名和电话要准确;因信息错误影响档案投递或回执的,由学生本人负责。
(2)考取硕师计划的毕业生,档案须转递到签约单位。
(3)工作单位不接收档案的,档案转递至生源地或工作地的人才服务中心。
(4)留档和校内转递的,在备注中标明。
五、汇总邮寄信息
1.学院汇总邮寄信息,填写《吉林师范大学学生档案转递信息汇总表》,检查无误后移交给档案馆;转递到长春市人才服务中心的,还须填写《高校毕业生存档人员统计表》,工作表格下载地址:
(1)《学生档案转递信息汇总表》下载地址:
https://www.jlnu.edu.cn/dag/info/1029/1231.htm
(2)《高校毕业生存档人员统计表》下载地址:
https://www.jlnu.edu.cn/dag/info/1072/1463.htm
2.档案馆汇总学院的邮寄信息,联系邮局制作转运单和回执单。
3.注意事项:
(1)长春市城区不包含双阳区、九台区、榆树市、德惠市、农安县、公主岭市,如长春市第150中学、第151中学等。
(2)生源地非长春城区、户口现为长春城区的,需要提供户口簿中户主和本人所在页的复印件(随统计表一起交给档案馆)。
六、邮寄学生档案
1.学院为档案袋(内附学生档案目录)贴封条、盖转递章,在回执单上签署经手人姓名、盖转递章;
2.学院将学生档案袋和档案目录装入邮政袋加封后盖转递章,正面贴转运单、背面贴回执袋(内附回执单)。
3.注意事项:
(1)邮政袋的转运单、档案袋与回执单须是同一个(批)人的;
(2)邮局每天上下午各转递一次学生档案(送转运单、回执单和取件)。
七、查询邮寄信息
邮局取件后,档案馆将邮寄信息上传至“毕业生档案去向查询系统”,一周后可登陆系统查询转递信息,查询地址:
https://www.jlnu.edu.cn/dag/index/dayd.htm
八、工作提示:
1.由于学校只为毕业生支付一次档案邮寄费用,退档的,自第二次邮寄起自付邮费;提前调档的,自付邮费(剩余档案由学校支付邮费)。
2.提前邮寄的档案,由学院统一填报《毕业生提前邮寄档案汇总表》,工作表格下载地址:
https://www.jlnu.edu.cn/dag/info/1072/1325.htm
3.请到指定网址下载工作表格。
4.填写EXCEL表格时不要修改公式,否则会影响自动填写的栏目。
吉林师范大学档案馆
2024年5月24日